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6 ferramentas essenciais para o trabalho home office

Escrivaninha com um laptop e outros acessórios de escritório.
O trabalho remoto que antes era uma raridade (pelo menos aqui no Brasil), foi implementado num estalar de dedos. E por isso, algumas pessoas encontraram dificuldades

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Você sabe como ser produtivo no home office? 

Com a pandemia do coronavírus, tivemos que nos adaptar ao “novo normal”. Pegar ônibus, metrô ou até mesmo ir de carro até aos locais de trabalho se tornou incomum. Tivemos que nos adaptar do dia para a noite. Coisas passadas consideradas comuns, abriu espaço para que o trabalho home office fosse implementado rapidamente. A pergunta é: como você se adaptou a essa tão drástica mudança? Bom, posso dizer que fácil não foi.

Manter o mesmo ritmo de trabalho no qual estávamos acostumados é difícil. Sua rotina muda completamente em casa. A presença dos familiares como filhos, maridos, mães e pais, atrapalha um pouquinho, vamos confessar. Pois é, o trabalho remoto que antes era uma raridade (pelo menos aqui no Brasil), foi implementado num estalar de dedos. E por isso, algumas pessoas encontraram dificuldades. Assim, para desenvolvê-lo bem, é preciso muita organização para gerir as atividades.

Entretanto, vendo a situação por outro lado, o trabalho em home office também tem muitas vantagens. Os funcionários tendem a ficar menos estressados com o trânsito, menos atrasos acontecem e podem estar no conforto de sua casa, consequentemente, aumentando a produtividade. Vai dizer que no isolamento social você nunca acordou e agradeceu por não ter que sair de casa para chegar até o escritório? 

Mas, se você sofreu ou ainda está sofrendo para encarar essa tarefa, não se desespere! Vou te mostrar 6 ferramentas para o facilitar sua vida:

1.Google Drive

Uma das ferramentas fundamentais para o trabalho remoto é o Google Drive. Com ele, o compartilhamento e armazenamento de imagens e arquivos na nuvem é possível. Por meio da conta do Gmail, você pode criar documentos, como por exemplo, e compartilhá-lo com pessoas selecionadas. Isso permite que esse grupo de pessoas altere e organize as informações de determinado documento ao mesmo tempo. Uma outra vantagem, é que o Google Drive permite ver quem alterou o documento, assim, tem-se um maior controle. Vale ressaltar que esses arquivos são extremamente seguros, pois são criptografados. 

Entretanto, o armazenamento disponível e gratuito é limitado para até 15 GB. Caso precise de mais espaço, é necessário efetuar a compra, tendo a possibilidade de 100 GB por R$6,99 ou 200 GB por R$9,99 mensais. 

2.Google Hangouts Meet

É uma ferramenta do Google que permite a realização de videoconferências, capaz de comportar um grande número de pessoas. Assim, facilita que uma reunião de home office para alinhamento remoto seja possível, com a ajuda do compartilhamento de tela entre funcionários e gestores. É conhecida pela praticidade que oferece, já que o envio do link de acesso à reunião pode ser compartilhado sem que os participantes precisem baixar o aplicativo ou outras extensões. Basta usar o Google! Tem aquele celular com pouca memória? Problema resolvido!

Outra vantagem do Google Hangouts Meet é sua integração com o Google Suite (que ajuda a manter uma rotina organizada) conectando suas futuras reuniões no calendário, trazendo facilidades na correria do dia a dia, como lembretes do início de uma reunião, para assim, não correr o risco de esquecer ou se atrasar.

3.Trello

Para aumentar a produtividade, o Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Nele, é possível organizar em quadros, tarefas de home office, escrever comentários, fazer marcações, fazer upload de arquivos, além de criar várias etapas de execução das tarefas adicionadas. Todas essas opções com certeza irão gerenciar melhor a forma de trabalho, já que todas as informações ficaram organizadas. Seu manuseio é simples e fácil. Como o Google Drive, na versão gratuita do Trello é permitido criar 10 quadros compartilhados com seu grupo e enviar até 10MB de arquivos cada. Também há integração com o Google Suite.

4.Microsoft Teams

Outro aplicativo para reuniões e troca de mensagens, é oferecido de graça pela Microsoft, e se integra com o Office e Skype. Além de oferecer facilidade em enviar imagens diretamente do dispositivo ou máquina utilizada no grupo de conversa da reunião, é possível que o compartilhamento de tela seja feito. Assim, é viável gerenciar seu time de colaboradores à distância, ou até mesmo fazer treinamentos. Vinculado ao Teams, está também a chance de organizar seu calendário.

Nessa plataforma, existe o limite de 300 usuários gratuitos em uma mesma reunião, oferecendo certa limitação caso seu grupo de colaboradores seja volumoso. 

5.Slack

Permite que as equipes se organizem e foquem na produtividade, oferecendo suporte em diversos canais, como o Trello que vimos anteriormente. É uma boa opção para startups ou equipes que estão em home office. É uma plataforma desenvolvida para a comunicação empresarial, permitindo a partir de salas de bate papo segmentadas por tópicos, que os colaboradores se comuniquem diariamente para manter a empresa funcionando. Permite chamadas de voz e vídeos individuais e o envio de mensagens diretas. Essas funcionalidades garante que os diferentes assuntos não se misturem (algo que não seria possível em um conversa via WhatsApp). O resultado é a integração dos colaboradores de forma organizada e rápida.

Com a pandemia, a versão paga que libera algumas funcionalidades a mais desta plataforma foi oferecida sem custos. 

6.JobeCam

Já passou por algum recrutamento virtual? A JobeCam oferece uma plataforma para que os candidatos consigam gravar vídeos de apresentações, e envie remotamente para as empresas. Dessa forma, a empresa consegue dar uma maior chance ao candidato evitando que fiquem nervosos. Assim, o home office se amplia. Com essas ferramentas o mundo virtual mostrou que tanto na parte de recrutamento como na parte de gerenciamento de serviços, migrar sua empresa física para o negócio online é completamente possível.

As atividades remotas só passa a ser completamente vantajosas a partir do momento que você se organiza, estabelece rotinas, investe no gerenciamento de tarefas e cumpre metas. Muitas vezes, apenas pelo fato de não estarmos sendo supervisionados diretamente, nos deixamos relaxar. Isso pode impactar na produtividade do trabalho e deixar gestores e chefes descontentes. 

Mulher sentada em um sofá com um laptop em seu colo.

Outra dica é: não procrastine!  Muitas vezes, deixar aquela tarefa para depois para fazer algo muito mais satisfatório sempre tem consequências ruins. Isto é, não deixe para depois, isso acaba virando uma bola de neve e te deixando ainda mais acumulado de obrigações e, consequentemente, estressado. O estresse junto com o cansaço acumulados resultam em cada vem mais procrastinação. Respeite o horário de trabalho e durma bem. Seja resistente e diga não as distrações.

Crie uma rotina, e verá que o trabalho irá fluir muito. Procure um ambiente calmo, e esqueça que está em casa (com a cama tão perto!). Dessa forma, as 6 ferramentas do home office certamente irão fazer seu dia render muito mais.

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